Sensible Personaldaten sicher, zentral und digital verwalten.
In vielen Personalabteilungen dominieren noch immer papierbasierte Akten, manuelle Abläufe und isolierte Systeme.
Unternehmen verbringen dadurch bis zu 40 % mehr Zeit mit der Suche, Ablage und Pflege von Personaldokumenten – nicht nur ein zeitintensiver, sondern auch fehleranfälliger Prozess. Sensible Mitarbeiterdaten liegen oft ungeschützt in Aktenschränken oder dezentral auf verschiedenen Laufwerken. Die Folge: lange Reaktionszeiten bei Anfragen, fehlende Transparenz und ein erhöhtes Risiko für Datenschutzverletzungen.
Auch strategische HR-Aufgaben wie Talententwicklung, Employer Branding oder Workforce Planning bleiben auf der Strecke, weil Ressourcen durch administrative Tätigkeiten gebunden sind. Medienbrüche zwischen HR-Systemen, E-Mail-Kommunikation und Papierdokumenten erschweren zusätzlich die Zusammenarbeit und verhindern durchgängige Prozesse – etwa beim Onboarding, bei Versetzungen oder Austritten.
HENRICHSEN4easy bietet mit der digitalen Personalakte eine moderne Lösung, die diese Herausforderungen gezielt adressiert: zentral, sicher, integriert und effizient – für ein HR-Management, das Freiräume schafft und den Fokus auf Menschen und ihre Entwicklung legt.
Unternehmen, die unsere Lösung im Einsatz haben
Bis zu 30 % weniger Verwaltungskosten dank digitaler Personalakte – DSGVO-konform und nahtlos integriert.
Schnellere Ausarbeitung von Stellenausschreibungen, Zeugnissen & Co.
Alle relevanten Informationen im unmittelbaren Zugriff
Automatische Erinnerungen an Probezeitende, Jubiläen, Renteneintritt etc.
Rollenbasiertes Rechtekonzept für sichere Prozesse
Volltextsuche und Filterfunktionen für Ergebnisse in Sekunden
Flexibel kombinierbar z. B. mit digitaler Signatur
So haben Sie ab sofort alle Personaldokumente auf einen Klick verfügbar.
Die digitale Personalakte ermöglicht die strukturierte Verwaltung sämtlicher Mitarbeiterdokumente – unabhängig davon, ob diese ursprünglich analog oder digital vorliegen.
Zunächst werden analoge Dokumente wie z. B. Atteste oder Urlaubsanträge eingescannt und mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) digitalisiert. Digitale Dokumente wie beispielsweise Bewerbungen im PDF-Format oder Teilnahmezertifikate werden direkt in das System eingespeist. Beide Dokumentarten durchlaufen anschließend eine automatische Klassifizierung und Indexierung. Dabei werden sie mit Metadaten wie Dokumententyp, Mitarbeitername oder Datum versehen, um eine eindeutige Zuordnung und schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten.
Die so aufbereiteten Dokumente werden revisionssicher in der digitalen Personalakte abgelegt. Diese bildet die vollständige Historie eines Mitarbeiters ab – vom Bewerbungsschreiben bis zum Austrittsdokument – und ist jederzeit strukturiert abrufbar. Die digitale Personalakte lässt sich nahtlos in führende HR-Systeme wie easy hr, SAP HCM oder DATEV sowie in branchenspezifische Anwendungen integrieren. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.
Bei der Arbeit mit der digitalen Personalakte, könnten die HR-Mitarbeitende auf eine Vielzahl von Funktionalitäten zugreifen, wie z. B. Fristenmanagement oder Aufgabenverteilung und -monitoring.
Nahtlose Anbindung in Ihre HR-Systemlandschaft
Dank standardisierter Schnittstellen lässt sich die digitale Personalakte problemlos in bestehende Systeme wie easy hr, SAP HCM, DATEV oder andere HR-, ERP- und DMS-Lösungen einbinden. So profitieren Sie von durchgängigen Prozessen ohne Medienbrüche.
Die Funktionen der digitalen Personalakte
- Zentrale, digitale Ablage aller Mitarbeiterdokumente
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD & DSGVO
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen
- Anbindung an das führende HR-System
- Digitale Workflows für HR-Prozesse
- Volltextsuche und Filterfunktionen
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten
- Erinnerungs- und Fristenmanagement
- Mandantenfähigkeit und Mehrsprachigkeit
Automatische Dokumentenerkennung & -klassifizierung (Add-On)
Die Bedeutung der Digitalisierung für die Arbeitswelt von morgen
Von unserem Experten Björn Unrath erfahren Sie alles, was Sie rund um die Digitalisierung von HR-Prozessen wissen müssen:
- Was sind die Top 3 Digitalisierungs-Handlungsfelder im Personalmanagement?
- Was sind die häufigsten Fehler bei der Digitalisierung von HR-Prozessen?
- Wie fängt man am einfachsten an?
Häufig gestellte Fragen
Ja. Bestehende Papierakten können eingescannt, per OCR-Technologie digitalisiert und automatisch klassifiziert werden. So entsteht eine vollständige digitale Akte mit allen historischen Dokumenten.
Die digitale Personalakte unterstützt ein fein abgestuftes Berechtigungssystem. Zugriffsrechte lassen sich rollenbasiert, standortbezogen oder individuell definieren – z. B. für HR, Führungskräfte oder Betriebsrat.
Ja. Aktionen wie Versetzungen, Gehaltsanpassungen oder Fristüberwachungen lassen sich direkt aus der digitalen Personalakte anstoßen.
Ja. Die digitale Personalakte ist skalierbar und eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch für Konzerne. Sie wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mit.
Die Lösung ist webbasiert und kann sowohl in der Cloud als auch on-premises betrieben werden. Voraussetzung ist lediglich ein moderner Browser und eine stabile Internetverbindung – keine zusätzliche Client-Installation notwendig.
Wir beraten Sie gerne!
