Digitale Prozesse für Ihre Klientendaten – sicher und transparent
Unternehmen der Sozialbranche stehen vor vielfältigen Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Klienten.
Dezentrale Organisation, steigende Fallzahlen, Fachkräftemangel und immer komplexere Verwaltungsaufgaben erschweren den Alltag in Pflegeheimen, bei Wohlfahrtsverbänden, Hilfsorganisationen und anderen sozialen Einrichtungen. Gleichzeitig wächst der Anspruch an Transparenz und Dokumentation – sei es durch gesetzliche Vorgaben, Fördermittelgeber oder interne Qualitätsstandards. Und während der Bedarf an sozialer Unterstützung steigt, bleibt für das Wesentliche immer weniger Zeit: die Arbeit mit den Menschen. Über 60% der Einrichtungen geben an, dass manuelle Verwaltungsprozesse zu viel Zeit binden, die für die eigentliche soziale Arbeit fehlt!
Die H4e Klientenverwaltung schafft genau hier Entlastung – sie reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Transparenz und gibt Fachkräften wieder mehr Zeit für das, worauf es ankommt – den Menschen.
Mit der digitalen Klientenverwaltung stehen alle relevanten Informationen jederzeit digital zur Verfügung – ortsunabhängig, schnell auffindbar und sicher archiviert. Die Bearbeitungszeit für Klientenanfragen sinkt dadurch im Schnitt um 30–50 %!
Zugriff auf relevante Unterlagen für berechtigte Personen – standortunabhängig und in Echtzeit
Intelligente Suche mit klaren Treffern für Klienten-, Stamm- und Falldaten
Systematische, verlustsichere Ablage aller Dokumente in digitaler Form
Rollenbasierte Berechtigungen für sicheren, DSGVO-konformen Zugriff
Sichere, digitale Bereitstellung von Informationen ohne Papier oder E-Mail
So erhalten Sie alle Informationen zum Klienten auf einen Blick
In sozialen Einrichtungen wie Pflegeheimen, bei Wohlfahrtsverbänden oder Hilfsorganisationen ist die Dokumentenerfassung meist dezentral organisiert: An verschiedenen Standorten entstehen täglich zahlreiche Unterlagen – sowohl in digitaler als auch in analoger Form. Der erste Schritt ist die Dokumentenerfassung: Unterlagen werden direkt in das System übernommen. So wird sichergestellt, dass alle Informationen – unabhängig vom Ursprungsformat – digital verfügbar sind und zentral gebündelt werden können.
Anschließend können Dokumente über die automatische Metadatenextraktion analysiert und klassifiziert werden.
Dank intelligenter Workflows weiß das System, wohin welche Art von Beleg gesendet werden muss: Rechnungen gelangen beispielsweise automatisch in das führende ERP-System, wo sie weiterverarbeitet werden.
Klienten-bezogene Unterlagen, etwa Bescheide oder Kostenübernahmen, werden nach dem Erfassen im revisionssicheren Archiv abgelegt. Alle angebundenen Systeme speisen ihre Inhalte in die zentrale Klientenverwaltung ein, die als zentrale Informationsplattform fungiert.
Diese Plattform ist nahtlos mit allen Systemen vernetzt: dem führenden ERP-System, branchenspezifischen Fachanwendungen sowie den betreuenden Fachkräften, die jederzeit auf aktuelle Klientendaten zugreifen können. Über sichere Standard-Schnittstellen wird ein reibungsloser und datenschutzkonformer Austausch gewährleistet. Zudem können auch externe Personen, wie z.B. Betreuer:innen oder Kooperationspartner, über dedizierte Zugriffsrechte gezielt eingebunden werden – ohne Medienbrüche oder Sicherheitsrisiken.
So entsteht ein durchgängiger, medienbruchfreier Prozess, der nicht nur die Verwaltung entlastet, sondern auch die Qualität der Betreuung nachhaltig verbessert.
Besonders flexibel zeigt sich die H4e Klientenverwaltung bei der Bereitstellung: Unternehmen können zwischen einer On-Premises-Lösung (lokale Installation in der eigenen IT-Umgebung), einer Cloud-Variante (als sichere SaaS-Lösung) oder einem hybriden Modell wählen, das beide Ansätze kombiniert – je nach Sicherheitsbedarf, IT-Strategie und Ressourcenlage.
Finden Sie alle Informationen zum Klienten ab sofort an einem Ort!
Dank standardisierter Schnittstellen z. B. zu sowisDOKU lässt sich unsere Lösung einfach und einrichtungsübergreifend an Ihre bestehende IT-Landschaft anbinden. Profitieren Sie von einem effizienten Zugriff auf all Ihre Klientendaten – zentral und strukturiert.
Die Funktionen der H4e Klientenverwaltung
- Aktenübergreifende Suche: Volltext- und erweiterte Suche
- Assistent zur Ablage und Neuzuordnung von Dokumenten
- Akten verknüpfen
- Klassifizierung über automatische Metadatenextraktion
- Aufgaben- und Pflichtenmanagement
- Versionierung zur Nachverfolgung von Dokumentenänderungen
- Rechte- und Rollenmanagement für feingranularen Zugriff
- Integrierter E-Mail-Versand
- Kommentar- und Chatfunktion
- Flexible Bereitstellungsoptionen: unterstützt On-Premises, Cloud und hybride Szenarien durch den Hybrid Connector
- Workflow-Management (Add-On)
- KI-Anbindung (Add-On)
Dokumentengenerator (Add-On)
Lernen Sie unsere Lösung im Detail kennen!
Unsere Experten geben Ihnen im Webinar-On-Demand einen tiefen Einblick in die digitale Klientenverwaltung. Erleben Sie das Look and Feel der Lösung im Einsatz!
Häufig gestellte Fragen
In sozialen Einrichtungen dient die digitale Klientenverwaltung der zentralen Ablage aller relevanten Dokumente zu einem Klienten. Ähnlich einer physischen Akte, können auch digitale Akten in Kategorien unterteilt werden. Dies sorgt dafür, dass gewünschte Dokumente mit nur wenigen Klicks schnell auffindbar sind. Die klare Struktur der Akte ermöglicht eine effiziente Verwaltung und einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen.
Der Einstieg in die Digitalisierung variiert je nach Bedarf und Ausgangslage der Pflegeeinrichtung. Eine sinnvolle erste Maßnahme ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Es ermöglicht die strukturierte Verwaltung von Dokumenten. Weitere Schritte könnten die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung und ein digitales Vertragsmanagement sein.
Die Digitalisierung trägt dazu bei, personelle Engpässe durch Fachkräftemangel zu kompensieren und das Zeitmanagement zu optimieren. Wichtige Klientendaten wie Medikamentenpläne oder Angehörigeninformationen sind zentral gespeichert und somit jederzeit schnell verfügbar. Routineaufgaben können automatisiert werden, wodurch mehr Zeit für die eigentliche Pflege bleibt.
Die Digitalisierung im Sozialwesen sorgt für eine effizientere Arbeitsweise, reduziert administrative Belastungen und verbessert die Kommunikation zwischen Pflegepersonal und Klienten. Sie schafft Raum für interaktive und personalisierte Pflege, steigert die Zufriedenheit des Pflegepersonals und optimiert die Versorgungsqualität insgesamt.
Digitale Klientenakten müssen höchsten Datenschutzanforderungen entsprechen. Durch verschlüsselte Speicherung, Zugriffsberechtigungen und regelmäßige Sicherheitsupdates wird sichergestellt, dass alle personenbezogenen Daten des Kunden sicher und geschützt sind.
Wir beraten Sie gerne!
