Rechnungen digital erfassen, prüfen und freigeben
Jetzt Kontakt aufnehmenDurchgängige Prozesse, transparente Freigaben und gesetzeskonforme Archivierung bei Eingangsrechnungen
Manuelle Rechnungsverarbeitung verursacht hohe Kosten und Risiken.
Viele Unternehmen stehen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen vor denselben Herausforderungen: Der manuelle Aufwand ist enorm – Rechnungen müssen händisch erfasst, geprüft und weitergeleitet werden. Das führt nicht nur zu langen Durchlaufzeiten – ohne digitale Verarbeitung dauert die Bearbeitung einer Eingangsrechnung im Schnitt bis zu zehn Tage –, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit. Gleichzeitig fehlt es an Transparenz über den Bearbeitungsstatus, was häufig zu verpassten Skontofristen und verspäteten Zahlungen führt. Hinzu kommen Unsicherheiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf die verpflichtende Verarbeitung der E-Rechnung.
Mit der H4e Eingangsrechnungsverarbeitung erhalten Unternehmen eine Lösung, die genau hier ansetzt: Sie automatisiert die Belegerfassung, sorgt für durchgängige Transparenz im Freigabeprozess und ermöglicht eine revisionssichere Archivierung – vollständig integriert in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Unternehmen, die unsere Lösung im Einsatz haben
Durch automatisierte Prüfungen und Workflows sinkt nicht nur die Fehlerquote bei Rechnungen um bis zu 70 %, mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung schaffen Sie auch echte Mehrwerte für Ihr Unternehmen und moderne, dezentrale Teams:
Überblick über Bearbeitungsstatus und Workflows
Rechnungsprüfung und -freigabe jederzeit und ortsunabhängig – auch mobil per Smartphone oder Tablet
Nutzung von Skonti durch schnellere Durchlaufzeiten und fristgerechte Zahlungen
Unterstützung aller relevanten E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) und revisionssichere Archivierung gemäß GoBD und DSGVO
Reduzierung manueller Tätigkeiten und Fehlerpotenziale durch intelligente Belegerkennung und KI-gestützte Datenextraktion
Nahtlose Anbindung an ERP-, FiBu- und DMS-Systeme
Markus Fischhaber, Fertigungsleiter
“Es macht keinen Sinn, jeden Prozess oder Spezialfall digital darstellen zu wollen. Dann wird das Chaos nämlich nicht weniger, sondern man digitalisiert dieses einfach nur. Es ist wichtig, jeden dieser Fälle genau zu betrachten und vorab zu überlegen, ob man dafür wirklich eine Sonderprogrammierung benötigt oder man eher versucht, den Prozess sinnvoll zu verändern, um am Standard zu bleiben.”
Erhalten Sie von Markus Fischhaber einen exklusiven Einblick in das Digitalisierungsprojekt bei OPED GmbH und erfahren Sie u.a.
- wie genau das Projekt abgelaufen ist.
- welche Stolpersteine es gab.
- was besonders im Hinblick des Change Managements beachtet wurde.
welche Lessons Learned es zu dem Projekt gibt.
Der Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gliedert sich in drei zentrale Prozessschritte. Im ersten Schritt werden Eingangsrechnungen unabhängig vom Eingangskanal – ob per E-Mail, Scan oder als strukturierte E-Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) – zentral erfasst. Moderne OCR-Technologie – gestützt durch KI – erkennt, wo notwendig, Inhalte automatisch und ermöglicht eine intelligente Datenextraktion. Auch Papierrechnungen lassen sich über eine Scan-in-Funktion oder mobile Endgeräte digitalisieren und in den Prozess einspeisen.
Im zweiten Schritt folgt der digitale Workflow. Die extrahierten Rechnungsdaten werden validiert und mit Bestellungen, Lieferantenstammdaten und Wareneingangsdaten abgeglichen (z. B. über ein 3-Way-Matching). Anschließend werden Rechnungen automatisch den richtigen Mitarbeitenden zugewiesen – unter Berücksichtigung von Wertgrenzen und Freigaberegeln – und durchlaufen einen digitalen Prüf- und Freigabeprozess. Eskalations- und Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass keine Rechnung liegen bleibt. Alle Schritte werden revisionssicher dokumentiert und archiviert – inklusive kaufmännischer Prüfung nach §14 UStG.
Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe an das ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem. Die geprüften Rechnungen werden inklusive Buchungsdaten übergeben, wobei auch Lieferanten-, Bestell- und Kreditorendaten berücksichtigt werden. Eine Rückmeldung zur Buchungsbestätigung kann optional erfolgen, wodurch ein durchgängiger, medienbruchfreier Prozess gewährleistet ist.
Nahtlose Verknüpfung mit Ihrer Digitallandschaft
Dank standardisierter Schnittstellen lässt sich die H4e Eingangsrechnungsverarbeitung problemlos an bestehende Systeme wie Diamant®, Microsoft Dynamics®, Sage® oder andere ERP-/FiBu-Systeme anbinden. So profitieren Sie von durchgängigen Prozessen ohne Medienbrüche.
Die Funktionen der H4e Eingangsrechnungsverarbeitung
- Automatische Dokumentenverarbeitung und Dokumentenextraktion – falls erforderlich OCR oder KI basiert
- Verarbeitung von Rechnungen aus Scan-Verzeichnissen und Mail-Postfächern
- Unterstützung von E-Rechnungsformaten (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, UBL)
- Kaufmännische Prüfung nach §14 UStG
- Digitaler Prüf- und Freigabeprozess
- Eskalations- und Erinnerungsfunktionen
- Mobiler Zugriff auf Rechnungen und Freigaben
- Automatische Lieferanten- und Bestellzuordnung
- Kontierungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungsarten
- Splitten und Zusammenführen von Rechnungspositionen
- Revisionssichere Archivierung
Anbindung an ERP-/FiBu-Systeme
Wie geht's Unternehmen mit der Umsetzung der E-Rechnungspflicht?
Herr Dr. Florian Maier, Fachanwalt für Steuerrecht, schildert seine praktischen Erfahrungen mit der Gesetzgebung, leistet wichtige Aufklärungsarbeit und beantwortet häufig gestellte Fragen von Unternehmen.
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Darunter versteht man die automatisierte Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung von Eingangsrechnungen – papierlos, effizient und gesetzeskonform.
Unsere Lösung unterstützt alle gängigen Formate, darunter PDF, XRechnung, ZUGFeRD, Peppol und UBL.
Je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft ist eine Einführung innerhalb weniger Wochen möglich.
Ja, alle Dokumente werden gemäß GoBD und DSGVO archiviert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Ja, die Lösung bietet mobile Freigabemöglichkeiten – ideal für dezentrale Teams oder Homeoffice.
Mit der Scan-in-Funktion können auch Papierrechnungen einfach per Scanner, Multifunktionsgerät oder Smartphone digitalisiert und in den Workflow eingespeist werden.
Wir beraten Sie gerne!
