Dokumente in SAP® sicher archivieren und weiterhin mit ihnen arbeiten.
Wachsende Datenmengen in SAP®-Systemen beeinträchtigen Performance und Compliance.
SAP®-Systeme sind das Rückgrat vieler Unternehmen – sie steuern zentrale Geschäftsprozesse und verwalten enorme Datenmengen. Doch mit wachsendem Dokumentenvolumen stoßen selbst leistungsfähige ERP-Systeme an ihre Grenzen: Die Systemperformance leidet, Bearbeitungszeiten verlängern sich und die Datenhaltung wird zunehmend unübersichtlich. Besonders bei SAP S/4HANA® können hohe Speicherkosten durch die In-Memory-Technologie entstehen.
Eine intelligente Archivierungslösung ist daher unerlässlich. easy archive for SAP Solutions schafft genau hier Abhilfe: Die SAP®-Datenarchivierung lagert nicht mehr benötigte Daten und Dokumente automatisiert und revisionssicher aus dem SAP®-System in das externe easy archive aus – mithilfe der bewährten SAP®-Integration ArchiveLink®. So bleibt Ihr SAP®-System schlank und performant, während archivierte Inhalte jederzeit für das Tagesgeschäft verfügbar bleiben.
Das Ergebnis: Mehr Effizienz, geringere Betriebskosten und volle Compliance – ohne Kompromisse bei der Verfügbarkeit Ihrer Informationen.
Unternehmen, die unsere Lösung im Einsatz haben
Mit easy archive for SAP Solutions optimieren Sie nicht nur Ihre Archivierungsprozesse, sondern schaffen auch messbare Mehrwerte für Ihr Unternehmen.
Gesetzeskonforme Aufbewahrung von Dokumenten und Daten nach GoBD, DSGVO und weiteren regulatorischen Anforderungen
Auffinden von benötigten Dokumenten in Sekundenschnelle direkt aus dem SAP® heraus
Offizielle http Content Server Zertifizierung durch SAP® SE und Unterstützung aller Funktionen der ArchiveLink®-Schnittstelle
Reduzierung des Datenvolumens und Speicherplatzes im SAP®-System – ohne Verzicht auf Datenzugriff
Archivierung von mehreren hunderttausend Ausgabedokumenten pro Stunde
Verknüpfung von SAP®-Dokumenten mit externen Inhalten – für durchgängige, transparente Geschäftsprozesse ohne Redundanzen
So funktioniert die digitale Archivierung mit easy archive for SAP Solutions
Die digitale Archivierung mit easy archive for SAP Solutions basiert auf einem mehrstufigen, intelligenten Prozess, der speziell für die Anforderungen moderner SAP®-Systeme – einschließlich SAP S/4HANA® – entwickelt wurde. Die Lösung ist SAP®-zertifiziert und nutzt etablierte Schnittstellen wie ArchiveLink® oder – in der Public Cloud – CMIS, um eine nahtlose Verbindung zwischen dem SAP®-System und dem externen Archiv herzustellen.
Der Prozess beginnt mit der automatischen Archivierung von eingehenden als auch ausgehenden Dokumenten. Diese erste Stufe stellt die technische Verbindung zwischen SAP® und dem easy archive her. Sie ermöglicht nicht nur die revisionssichere Ablage von SAP®-Dokumenten, sondern auch die Integration von externen, nicht in SAP® erzeugten Dokumenten – etwa aus E-Mails, Scans oder mobilen Anwendungen.
Im nächsten Schritt können die archivierten Dokumente mit geschäftsrelevanten Metadaten angereichert werden. Diese Metadaten ermöglichen eine komfortable und systemübergreifende Volltextsuche – auch außerhalb von SAP®, etwa über den EASY Client. So können Anwender schnell und gezielt auf benötigte Informationen zugreifen, ohne das SAP®-System zu belasten.
Die Retrieval-Funktion sorgt dafür, dass archivierte Dokumente jederzeit direkt aus SAP® heraus abrufbar sind – ohne Medienbrüche oder Performanceeinbußen. Dabei wird eine vorgangsbezogene Integration sichergestellt: Alle relevanten Dokumente zu einem Geschäftsprozess sind zentral verfügbar, unabhängig davon, wo sie ursprünglich entstanden sind.
Ein weiteres Highlight ist easy Smart Attach. Diese Funktion ermöglicht die automatische Verknüpfung archivierter Dokumente mit den entsprechenden SAP®-Datensätzen. Sie unterstützt die Massenverarbeitung und automatisierte Dokumentenzuordnung – etwa aus Output-Management-Systemen – und sorgt so für eine erhebliche Effizienzsteigerung in der täglichen Arbeit.
Die gesamte Lösung ist bereits weitgehend vorkonfiguriert und lässt sich auch im laufenden Betrieb problemlos an bestehende SAP®-Systeme anbinden. Sie unterstützt das SAP® Information Lifecycle Management (ILM), wodurch Dokumente nach definierten Regeln automatisch gelöscht, gesperrt oder archiviert werden können – vollständig nachvollziehbar und datenschutzkonform.
Die Funktionen der digitalen Archivierung mit easy archive for SAP Solutions
- SAP®-zertifizierte Integration via ArchiveLink® oder CMIS
- Archivierung von SAP®-Dokumenten und externen Dokumenten in digitalen Akten
- Vorgangsbezogene Verknüpfung und Bündelung thematisch zusammenhängender Inhalte
- Volltextsuche über SAP®- und Nicht-SAP®-Daten direkt auf der SAP®-Oberfläche
- Recherche auch außerhalb von SAP® über den EASY Client dank Metadatenanreicherung
- Unterstützung für frühes, spätes und gleichzeitiges Ablegen von Dokumenten
- Automatisierte Archivierung von umfangreichen Drucklisten und Journalen
- Speicherung aller Dokumente innerhalb Einkaufs- bis Zahlungsprozessen
- DSGVO-konforme Archivierung personenbezogener Daten
- Automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen und Kundenaufträge
- Verknüpfung mit extern erstellten Dokumenten wie Serviceberichten oder Projektunterlagen
- Einbindung archivierter Inhalte in unternehmensweite Prozesse und Applikationen
Unterstützung von SAP® Information Lifecycle Management (ILM) zur regelbasierten Löschung, Sperrung und Nachvollziehbarkeit von Archivvorgängen
Lernen Sie unsere Lösung im Detail kennen!
Unser Experte Alexander Maier gibt Ihnen im Webinar-On-Demand einen tiefen Einblick in die digitale Archivierung mit easy archive for SAP Solutions. Erleben Sie das Look and Feel der Lösung im Einsatz!
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Ja, easy archive for SAP Solutions ist offiziell von SAP® zertifiziert. Die Lösung unterstützt alle Funktionen der SAP® ArchiveLink ®-Schnittstelle und ist damit vollständig in Ihre SAP®-Systemlandschaft integrierbar – inklusive SAP S/4HANA® und CMIS für die Public Cloud.
Absolut. easy archive for SAP Solutions ermöglicht die Archivierung und Verknüpfung von SAP®- und Nicht-SAP®-Dokumenten. So lassen sich z. B. externe Serviceberichte, E-Mails oder Projektunterlagen in digitale Akten integrieren und vorgangsbezogen nutzen.
Dank der integrierten Volltextsuche können archivierte Dokumente direkt aus der SAP®-Oberfläche heraus gefunden werden – schnell, komfortabel und ohne Systemwechsel. Auch eine Recherche über den EASY Client außerhalb von SAP® ist möglich.
easy archive for SAP Solutions unterstützt frühes, spätes und gleichzeitiges Ablegen. Je nach Prozess können Dokumente direkt beim Eingang, nach Barcode-Erkennung oder manuell dem passenden SAP®-Vorgang zugeordnet werden.
Ja. Die Lösung unterstützt SAP® Information Lifecycle Management (ILM) und ermöglicht damit eine regelbasierte, transparente und datenschutzkonforme Archivierung, Sperrung und Löschung von personenbezogenen Daten.
Wir beraten Sie gerne!
