Speichern Sie Ihre Dokumente übersichtlich, vollständig und sicher.
Unternehmen stehen vor vielfältigen Herausforderungen bei der Ablage von Dokumenten.
Papierbasierte Prozesse und eine dezentrale Dokumentenablage erschweren den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen, während wachsende Datenmengen hohe Anforderungen an das Datenmanagement stellen: Unternehmen mit analoger Archivierung benötigen im Schnitt bis zu 30 % mehr Bürofläche! Zugleich steigen die rechtlichen Anforderungen an das Speichern von Informationen: Der Gesetzgeber verpflichtet zu einer revisionssicheren Archivierung gemäß GoBD und DSGVO!
Mit der digitalen Archivierung easy archive erfüllen Sie diese Vorschriften mit Leichtigkeit und sparen gleichzeitig eine Menge Zeit – ganz gleich ob für Ihr Vertragsmanagement, Ihre Rechnungen oder Ihre Mitarbeiterdokumente.
easy archive ist EIN Archiv für alle Fälle!
Unternehmen, die unsere Lösung im Einsatz haben
easy archive ist seit 1990 die führende Software für digitales Archivieren. Tausende zufriedene Kunden bestätigen die einfache, sichere und sorgenfreie Datenablage!
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch revisionssichere Archivierung
Schneller Zugriff auf Informationen und automatisierte Prozesse
Weniger Papierverbrauch und physische Archivierungskosten
Anpassbar an wachsende Datenmengen und Unternehmensanforderungen
Unterstützung verschiedener Bereitstellungsmodelle und Integration in bestehende Systeme
Schutz sensibler Daten durch moderne Sicherheitsmechanismen und Zugriffssteuerung
So funktioniert die digitale Archivierung mit easy archive
Bei der Dokumentenerfassung werden Informationen, die per Scan oder digital eingehen, direkt im System erfasst. Mithilfe von KI-Technologien kann im Anschluss eine Metadatenextraktion erfolgen. Dabei werden die enthaltenen Informationen ausgelesen, analysiert und klassifiziert. Diese intelligenten Erkennungsmechanismen sorgen für eine korrekte und konsistente Ablage.
Im nächsten Schritt werden die Dokumente revisionssicher archiviert – selbstverständlich unter Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen wie GoBD und DSGVO.
Ein abgestuftes Zugriffsmanagement sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Einsicht in bestimmte Dokumente erhalten, wodurch sowohl Datenschutz als auch Compliance gewährleistet sind.
easy archive fügt sich außerdem nahtlos in bestehende Systemlandschaften ein. Über Standardschnittstellen lässt sich die Lösung beispielsweise mit ERP- oder CRM-Systemen verbinden und kann in SAP® und Microsoft Business Central sogar direkt integriert werden. Dies ermöglicht durchgängige digitale Prozesse. Darauf aufbauend lassen sich Workflows definieren, die gewährlsieten, dass jedes Dokument automatisch den richtigen Bearbeitungs- und Freigabeprozessen zugeführt wird. So werden manuelle Eingriffe reduziert und die Effizienz gesteigert.
Besonders flexibel zeigt sich easy archive bei der Bereitstellung: Unternehmen können zwischen einer On-Premises-Lösung (lokale Installation in der eigenen IT-Umgebung), einer Cloud-Variante (als sichere SaaS-Lösung) oder einem hybriden Modell wählen, das beide Ansätze kombiniert – je nach Sicherheitsbedarf, IT-Strategie und Ressourcenlage.
Archivieren Sie direkt aus Ihrem bestehenden ERP-System.
Mit easy archive gelingt eine revisionssichere Archivierung u.a. in SAP® und Microsoft BC. Legen Sie Dokumente einfach, schnell und gesetzeskonform ab – direkt in Ihrem führenden System.
Die Funktionen der digitalen Archivierung mit easy archive
- Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD und DSGVO, zertifiziert nach IDW PS-880.
- Versionierung zur Nachverfolgung von Dokumentenänderungen
- Detaillierte und übergreifende Suche in Archiven und/oder Vorgängen möglich
- Abgestufte Zugriffsrechte auf Dokumente durch definierte Rollen
- Flexible Bereitstellungsoptionen: On-Premises, Cloud und hybride Szenarien durch den Hybrid Connector
- APIs und Konnektoren für die Anbindung an bestehende Systeme wie ERP oder CRM
- Single Sign-On mit Open ID Connect
- Unterstützung von über 500 Datenformaten für langfristige Lesbarkeit und Archivierung verschiedenster Dateitypen
- KI-gestützte Metadatenextraktion zur Erfassung und Klassifizierung von Dokumenteninformationen (Add-On)
"Unsere Mitarbeiter können nach beliebigen Schlüsselbegriffen wie Kundenname, Datum oder Adresse suchen und erhalten in Sekundenschnelle immer den kompletten Vorgang und damit auch den Auftragsstatus. Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern auch die Mitarbeitermotivation, weil die Arbeit leichter von der Hand geht. Zudem besteht auch die Möglichkeit, Geschäftspartner und Kunden für Recherchen zum Beispiel zum Status der Zollabwicklung in das Berechtigungskonzept einzubinden."
Franz Weiß
Geschäftsführer, BTK Befrachtungs- und Transportkontor GmbH
Jetzt Projektbericht lesenWelche Betriebsform darf es bei Ihrem Archiv denn sein?
Unsere Expertin Sandra Zeis verschafft Ihnen einen Überblick über die unterschiedlichen Bereitstellungsvarianten von digitalen Archiven und die entsprechenden Abrechnungsmodelle.
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen befassen sich Unternehmen sehr häufig mit ähnlichen Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Digitale Archivierung bezeichnet die elektronische Speicherung von Dokumenten in einer strukturierten, durchsuchbaren und rechtssicheren Form.
Revisionssicher bedeutet, dass Dokumente nicht nachträglich verändert werden können, vollständig aufbewahrt und nachvollziehbar protokolliert werden – gemäß GoBD-Vorgaben.
Grundsätzlich alle – z. B. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, E-Mails, Scans oder digitale Belege.
easy archive lässt sich flexibel in bestehende IT-Infrastrukturen einbinden. Eine Integration ist über zertifizierte Schnittstellen (zu SAP® und Microsoft Business Central) oder den zur Verfügung gestellten APIs möglich. Standardmäßig werden hier u.a. OData (RESTful) und CMIS unterstützt. easy archive kann sowohl lokal als auch in der Cloud betrieben werden.
Mit Verschlüsselung, Zugriffsschutz, Protokollierung und Redundanzen erfüllt unsere Lösung höchste Sicherheitsstandards und alle rechtlichen Anforderungen.
Wir beraten Sie gerne!
