Strukturierte Ablage, schneller Zugriff und Rechtssicherheit mit der digitalen Akte
Wenn Informationen verstreut sind, leidet die Effizienz.
Viele Unternehmen kämpfen mit unübersichtlichen Ordnerstrukturen, verstreuten Informationen und einem hohen Zeitaufwand bei der Dokumentensuche. Etwa ein Drittel der deutschen Unternehmen (34 %) nutzen unverändert viele Aktenordner wie vor fünf Jahren. (Bitkom 2025)
Medienbrüche zwischen Papier, E-Mails und digitalen Systemen erschweren zusätzlich die tägliche Arbeit. Hinzu kommen fehlende rechtssichere Archivierungsmöglichkeiten und mangelnde Nachvollziehbarkeit. Unterschiedliche Anforderungen je nach Abteilung oder Branche machen die Situation noch komplexer.
Die H4e Akte bietet eine Lösung, die genau hier ansetzt: zentrale Datenhaltung, Verknüpfung von Dokumenten und Akten, Zugriffskontrolle, Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und einfache Integration in bestehende Systeme.
Unternehmen, die unsere Lösung im Einsatz haben
Die digitale Akte bringt Ordnung, Transparenz und Sicherheit in Ihre Dokumentenprozesse. Sie ist intuitiv bedienbar, flexibel integrierbar und sorgt für effiziente Zusammenarbeit im Team – unabhängig vom Standort.
Alle Informationen in einer Akte – jederzeit verfügbar
Strukturierte Übersicht über alle Vorgänge und ihre Dokumente
Kontextbezogene Ablage für mehr Effizienz
Angelehnt an die gewohnte Papierakte
Schutz vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff
Gesetzeskonforme Aufbewahrung nach GoBD, DSGVO & weiteren Anforderungen
Marlen Götz, Head of Quality Management
„Wir wollten endlich papierlos werden und haben deshalb in vier Abteilungen digitale Akten eingeführt.“
Erhalten Sie von Marlen Götz einen exklusiven Einblick in das Digitalisierungsprojekt bei Melzer Tiefkühlkost GmbH und erfahren Sie
- welche Veränderungen die digitale Akte im Unternehmen gebracht hat.
- wie genau das Projekt abgelaufen ist.
wie die betroffenen Mitarbeiter in das Change-Management eingebunden wurden.
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So bündelt die digitale Akte Informationen und Dokumente zu einem Vorgang
Die digitale Akte basiert auf einem leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem (DMS), dem easy dms. Sie bildet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments digital ab – von der Erfassung bis zur Archivierung – und sorgt für durchgängige, medienbruchfreie Prozesse.
Dokumente können sowohl in analoger als auch in digitaler Form der digitalen Akte hinzugefügt werden. Papierdokumente werden gescannt und optional mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) automatisch erkannt und digitalisiert. Bereits digitale Dokumente wie E-Mails, PDFs oder – wo möglich – Dateien aus Portalen werden direkt übernommen oder können per Drag-and-Drop hinzugefügt werden.
Eine anschließende Klassifizierung und Indexierung ist möglich. Dabei werden relevante Metadaten wie Absender, Datum oder Dokumententyp automatisch extrahiert und zugeordnet. Diese Informationen ermöglichen eine strukturierte Ablage in der digitalen Akte und im Archiv.
Ein zentrales Element des DMS ist das Workflow-Management, wodurch die Bearbeitung, Freigabe und Ablage von Dokumenten automatisiert und optimiert werden kann. So lassen sich Geschäftsprozesse deutlich beschleunigen, manuelle Eingriffe reduzieren und Fehlerquellen minimieren. Workflows sorgen dafür, dass Aufgaben automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden – inklusive Fristen, Eskalationen und Statusverfolgung.
Die digitale Akte ist dabei nicht isoliert. Informationen und Dokumenten können aus führenden Systemen wie Microsoft Dynamics 365, SAP® oder z.B. auch kVASy oder Diamant® übernommen werden. So stehen alle Informationen genau dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden – in der passenden Fachanwendung oder im übergeordneten ERP-System.
Bei der Arbeit mit digitalen Akten stehen dann zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die den Arbeitsalltag erleichtern, z.B. Aufgabenverwaltung, Konversationsverläufe oder eine leistungsstarke Volltextsuche.
Finden Sie alle Dokumente zu einem Vorgang ab sofort an einem Ort!
Dank standardisierter Schnittstellen lässt sich die H4e Akte nahtlos mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft verbinden. So profitieren Sie von einem durchgängigen Informationsfluss und einem zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.
Die Funktionen der H4e Akte
- Dokumentenorganisation über mehrstufigen Aktenbaum
- Aufgabenerstellung und -verteilung mit Benachrichtigungssystem
- Vorlagenbasierter E-Mail-Versand
- Änderungshistorie, Versionierung und Statusverwaltung
- Wiedervorlage- und Favoriten-Funktion
- Revisionssichere Dokumentenspeicherung
- Hinterlegung von Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen
- Verknüpfung verschiedener Akten untereinander
- Kommentar-Funktion mit Benutzer- und Zeitstempel
- Pflichtdokumente: Prüfung mit Ampelanzeige
- Workflow-Management (Add-On)
- Dokumentenextraktion (Add-On)
- KI-Anbindung (Add-On)
Dokumentengenerator (Add-On)
Individuelle Aktenlösungen für jede Branche und jeden Anwendungsfall
Digitale Akten lassen sich flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen – unabhängig von Branche, Abteilung oder Geschäftsprozess. Ob Einkaufsakte, Vertragsakte oder Personalakte: Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Kunden von HENRICHSEN4easy nutzen standardisierte Aktenlösungen unter anderem für folgende Szenarien:
Enthält alle vertragsrelevanten Dokumente wie Vereinbarungen, Nachträge, Korrespondenzen und Fristen. Sie ermöglicht eine strukturierte Verwaltung und rechtssichere Archivierung von Verträgen.
Erfahren Sie jetzt mehr über das digitale Vertragsmanagement.
Speziell für soziale Einrichtungen, Beratungsstellen oder Pflegeeinrichtungen: Enthält alle relevanten Informationen zu Klienten, inklusive Betreuungshistorie, Dokumentation und Kommunikation.
Erfahren Sie jetzt mehr über die digitale Klientenverwaltung.
Für Vereine, Verbände oder Organisationen: Enthält Mitgliedsdaten, Beitragsinformationen, Kommunikation und Dokumente zur Mitgliedschaft – digital und datenschutzkonform.
Bündelt alle relevanten Dokumente rund um Umweltauflagen, Zertifizierungen, Prüfberichte und Nachhaltigkeitsmaßnahmen. Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Standards.
Erfahren Sie jetzt mehr über die digitale Umweltmanagementakte.
Für Betreiber von Wind-, Solar- oder Biogasanlagen: Dokumentiert Genehmigungen, Wartungsberichte, Verträge und technische Unterlagen zentral und nachvollziehbar.
Erfahren Sie jetzt mehr über die digitale Energieparkverwaltung.
Dokumentiert Schadensfälle inklusive Fotos, Gutachten, Schriftverkehr und Versicherungsunterlagen. Ideal für Stadtwerke, Versicherungen, Immobilienverwaltungen oder das Fuhrparkmanagement.
Erfahren Sie jetzt mehr über die digitale Schadensakte.
Beinhaltet alle Informationen zu Mitarbeitenden – von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge bis hin zu Weiterbildungsnachweisen und Abmahnungen. DSGVO-konform und jederzeit abrufbar.
Erfahren Sie jetzt mehr über die digitale Personalakte.
Verwalten Sie Fahrzeugdokumente wie Zulassungen, Leasingverträge, Wartungsprotokolle und Fahrtenbücher zentral und übersichtlich – ideal für Unternehmen mit eigenem Fuhrpark.
Verknüpft alle Dokumente und Informationen zu einem Kundenauftrag – von der Anfrage über Angebote und Lieferscheine bis zur Rechnung. Ideal für Vertrieb und Projektabwicklung.
Enthält technische Dokumentationen, Wartungsprotokolle, Bedienungsanleitungen und Reparaturhistorien zu Maschinen und Anlagen. Wichtig für Instandhaltung und Compliance.
Bündelt alle Informationen rund um den Einkauf: Bestellungen, Lieferantenverträge, Preisvergleiche, Kommunikation und Rechnungen. Unterstützt transparente und nachvollziehbare Einkaufsprozesse.
Lernen Sie unsere Lösung im Detail kennen!
Unsere Experten geben Ihnen im Webinar-On-Demand einen tiefen Einblick in die digitale Akte. Erleben Sie das Look and Feel der Lösung im Einsatz!
Häufig gestellte Fragen
In unseren Beratungsgesprächen beschäftigen Unternehmen sehr häufig ähnliche Fragestellungen. Wir haben für Sie die wichtigsten Antworten darauf zusammengefasst.
Eine digitale Akte ist eine strukturierte, elektronische Sammlung von Daten und Dokumenten zu einem bestimmten Vorgang, Objekt oder Thema – z. B. Verträge, Personal oder Projekte. Sie ersetzt die klassische Papierakte und ermöglicht einen zentralen, digitalen Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Dokumente – ob digital oder gescannt – werden bei der digitalen Aktenführung elektronisch verwaltet. Ein Dokumentenmanagementsystem organisiert dabei die Dokumente und Akten. Sie können dadurch einfach geteilt, gemeinsam bearbeitet und rechtssicher archiviert werden.
Die Begriffe „digitale Akte“ und „eAkte“ werden oft synonym verwendet. In der öffentlichen Verwaltung ist mit „eAkte“ meist eine gesetzlich definierte, elektronische Aktenführung gemeint.
Dank vorkonfigurierter Aktenstrukturen und Best Practices ist eine Einführung in wenigen Wochen möglich – individuell anpassbar an Ihre Anforderungen.
Ja, vorhandene Papier- und digitale Dokumente lassen sich problemlos integrieren – per Scan, Import oder E-Mail-Anbindung.
Wir beraten Sie gerne!
